Genom 1862 års kommunal-förordning togs första steget mot en mer enhetlig och demokratisk styrning av landskommuner och städer. Stadens äldste, som valdes av stadens köpmän och hantverkare på allmän rådstuga, ersattes av stadsfullmäktige, som valdes av alla med beskattningsbar inkomst. Även kvinnor med egen skattsedel kunde få rösträtt. Drätsel-kammaren inrättades och fungerade som stadens beredande och verkställande organ.
Sedan tidigare fanns fanns redan en hamndirektion (1774), en fattigförsörjningsdirektion (1806), en kommunal skjuts-inrättning (1813), en skol-styrelse (1844) och en sundhets-nämnd (1850). De flesta ärenden behandlades i drätselkammaren innan de avgjordes av stadsful-lmäktige. Under 1800-talets andra hälft inrättades sjukhus-styrelsen (1860) och hälso-vårdsnämnden (1875).
Under 1900-talet utvecklades den kommunala verksamheten. Drätselkontoret delades upp i olika avdelningar som kom att bilda egna nämnder. 1955 bildades gatunämnden respektive fastighetsnämnden med sina förvaltningsorgan gatukontoret och fastighetskontoret. En byggnadsnämnd tillsattes redan vid inrättandet av drätselkammaren.
Framväxten av en offentlig omsorg under 1900-talets början gav upphov till nya sociala nämnder och styrelser som 1957 ersattes av en gemensam socialnämnd. Under 1900-talets sista decennier bildades en rad kommunala bolag inom områdena medborgarservice, lokaltrafik och kultur. Stadsarkivet förvarar också en rad till Malmö inkorporerade kommuners arkiv. När skillnaden i mellan landskommuner och städer försvann och en enhetlig kommuntyp infördes 1971, upphörde drätselkammaren som ersattes av kommunstyrelse. Stadsfullmäktige bytte då namn till kommunfullmäktige.
Efter en försöksverksamhet med lokala nämnder i bland annat Fosie och Oxie under 1990-talets början, beslutade kommunfullmäktige 1995 om att införa stadsdelsfullmäktige och stadsdelsförvaltningar. Avsikten var att skapa större närhet mellan politiker och medborgare. Malmö kommun delades in i 10 geografiska områden. Inom varje stadsdel skulle ett allsidigt serviceutbud erbjudas. Till stadsdelsfullmäktiges ansvarsområden hör främst socialtjänst, äldreomsorg, barnomsorg och grundskola. Stadsdelsfullmäktige behandlar också frågor som rör fysisk planering och lokal kultur- och fritidsverksamhet.
Stadsarkivet förvarar arkiv från flera av dessa verksamhetsområden. Se också information under rubrikerna sociala arkiv och skolarkiv.
