Allmänna handlingar ska bevaras om det inte står något annat i en lag eller förordning eller i en av kommunens föreskrifter. Att bevara är en huvudregel. Att gallra är ett undantag.
Regler om gallring måste följas. Gallring är samma sak som att förstöra uppgifter. Detta gäller både uppgifter på papper och uppgifter i digitala system.
Man får lov att gallra allmänna handlingar men det material som blir kvar ska uppfylla de krav som finns i § 3 i Arkivlagen.
- Rätten att ta del av allmänna handlingar.
- Behovet av rättskipning och förvaltning.
- Forskningens behov.
Skyldighet att gallra. Ett välordnat och gallrat arkiv är en förutsättning för att arkivet ska bli överskådligt. Därför ska myndigheterna fortlöpande se över behovet av att gallra. Myndigheterna måste också under kontrollerade former förstöra de handlingar vars gallringsfrister redan har löpt ut.
Om arkiven gallras på rätt sätt blir det lättare att söka uppgifter.
Här hittar du Malmö kommuns gallringsföreskrifter
